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事務局員 ミヤガワの日記 このページをアンテナに追加 RSSフィード

2009-12-14

[]これから事務局員は次々に今年のU40のまとめをしていきますよ。まずは、受付係の反省点。 14:37 これから事務局員は次々に今年のU40のまとめをしていきますよ。まずは、受付係の反省点。 - 事務局員 ミヤガワの日記 を含むブックマーク はてなブックマーク - これから事務局員は次々に今年のU40のまとめをしていきますよ。まずは、受付係の反省点。 - 事務局員 ミヤガワの日記 これから事務局員は次々に今年のU40のまとめをしていきますよ。まずは、受付係の反省点。 - 事務局員 ミヤガワの日記 のブックマークコメント

みなさまお久しぶりです。今日福井ではみぞれが降りました。いよいよ冬がやってきた。って感じです。

さて、これまでにも、要所要所でポイントを押さえた指示を我々事務局員に出してきた、参謀長タナベ*1が、こんなことをMLに流していました。

最後に、全体の運営や自分たちの作業についての反省をまとめたいですね。

というわけですので、これから事務局員たちはぼちぼちと、自分の事務局日記に反省をまとめていくことになりました。

では、ミヤガワは自分の足下を振り返って、受付係の仕事の反省点をば。

1.申込受理後、「受付ました」というメールを出さなかったので、受け付けられているのか心配だという人が多少いた。>「受け付けましたメール」を流せばよかった。

2.当日の受付の流れが悪かった。>お金をもらって名簿チェックをする人を、3人くらいにして手分けすれば良かった。

3.地方会場が続々と誕生したので、メッセージの紹介が追いつかず、途中でギブアップしたこと。>地方会場誕生時からお願いすればよかった。

4.寄付については、受け取ったあとどうするかをきちんと決めておくべきだった。>寄付者の方はブログにお名前メッセージを掲載する、受け取ってすぐに、本日ご寄付2名様よりいただきました。感謝。というようなお知らせをブログなり、Twitterなりで流すと良かったのかも。そしてお礼状を出す。という流れが必要だった。

ご寄付いただいた方から、寄付がちゃんと届いたかどうか、わからなかったとのご指摘をいただいた点につきましては、申し訳ありませんでした。深くお詫び致します。

寄付を振込用紙でいただいた方については、こちらでもお名前、ご住所を把握出来たのですが、口座振替のかただと、お名前がカタカナ表記で出るだけだったため、寄付者の方ご本人からお知らせいただかなくては、どなたなのか特定できないという落とし穴も、寄付を受けてみて始めてわかりました。また、お礼状の送付も大変遅くなってしまいました。これらの点についての準備不足は否めません。関係各位には、ご迷惑とご心配をおかけして申し訳ありませんでした。

[]続いて、事務局の運営の仕方について 15:11 続いて、事務局の運営の仕方について - 事務局員 ミヤガワの日記 を含むブックマーク はてなブックマーク - 続いて、事務局の運営の仕方について - 事務局員 ミヤガワの日記 続いて、事務局の運営の仕方について - 事務局員 ミヤガワの日記 のブックマークコメント

事務局員は、6月29日に最初で最後の会議を開いた後、会議と呼べる会議は開いていません。なんとも次世代組織な感じで事務局は運営されていました。

連絡手段はMLTwitter。特にMLは、「全員がメールを読んでいること前提で話を進めます」ということで話が進められ、なんと1602通ものメールが飛び交いました。(12月14日現在)

最初のうちはメールも全員からレスがあって、意思決定に至る。という呑気さでコトは進んでいきましたが、10月29日が近づくにつれ地方会場が激増したのに伴って、事務局員も激増し、レスする人としない人がぱっくり別れてしまいました。。。これはちょっと困りました。1時間ルールとかを決めて、1時間以内にレスのない人は賛成票に入れる。とか決めておけば良かったです。結局のところ、表番長オカモトさんが決めちゃうっていう流れが多くなり、負担が集中してしました。人数が増えたことによって、悪い意味で「組織」になっちゃったのかなと、思わなくはないです。また、あとから事務局員になった人に対するフォローも手薄でした。どうしたらいいのかわかんないから、メールも入れられない。という方も多かったのではないでしょうか。

というあたりが、自分の思う反省点です。

U40事務局は、事務局といっても、みなそれぞれ自分のフィールドがある人々。それぞれに主義主張を持ち、意見も自由に言う。事務局の統一見解だとか、公式声明なんてものもありません。ですので、それぞれの日記にあがっていく、反省点も人それぞれになると思います。

でも、みんながそれぞれ感じた反省点をつなげあわせていくと、次の開催はより良くなるかなと。U40事務局は、イベント運営の集合知を目指している。なんてね。

*1:あれ。田辺さんって結局何の担当でしたっけ?

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