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東北会場(仙台)/クマガイの日誌。

2009-12-31

[][]地方会場関係のまとめ 21:44

クマガイです。2009年もあと1日というところまできてしまいました。

さて,年が明ける前に,地方会場関係のまとめをしていきましょう。U40プレミアセッションの特徴のひとつに,「全国各地で開催した」という点が挙げられます。

このことについて,少し記録しておくことにします。

全国図書館大会の関連行事としても位置づけられていたこのイベントは冒頭でも紹介したとおり東京以外にも地方会場が用意されました。「全国」と銘打ってはいますが,関係者が全員東京に一同に会するのは無理があり,事務局では当初から「全国から一会場に集まる」ではなく,「全国各地で一斉に集まる」といった「全国」の意味を問い直す目論見がありました。

この目論見をいかにして実現に移していくかを考えなくてはなりません。事務局で初期の段階から地方会場を企画していたのはほんの数か所でした。

事務局としては,会場が増えた場合を想定して,地方開催に当たっての最低限のガイドラインだけは定めておくことが求められていました。簡単に言えば,趣旨がまったく異なるのに「U40プレミアセッション」という名前を付与するのもまずかろう,というものです。

そのガイドライン紹介します。

「U40(アンダーフォーティ)プレミアセッション○○会場」を名乗るための要件として

(1)あらかじめ事務局に申し出ておく

(2)同日同時間(10月29日,7時~9時)に行う

(3)参加人数は1人以上

(4)参加資格は「図書館に関わるすべての人」

を最低限満たすこととしました。

そして,

(5)会場によって参加費用が異なることに留意し,広報時にはこの点を明示すること

(6)当日は,インターネット等を通してなんらかの手段で他の地方会場とつながる手段を用意しておくことが望ましい

というオプショナルな要件もありました。

このあたりは,概ね7月下旬から8月上旬くらいまでにML上のやりとりで出来上がっていきました*1。地方開催の大きな作業フローとしては,会場選定→募集告知・広報→実施という流れを想定しています。

というわけで,まずは,会場選定。

各地では地方会場を開催する会場探しを行い,8月下旬以降,仙台・水戸・沖縄・京都…と順次開催地が決まっていきました。各会場ではいろんな企画が頭にあったようですので,それを実現できる会場を選んでいた模様です。仙台会場については,改めて,書いていくことにしますので,とりあえず割愛します。

次は,募集告知・広報の段階。

会場が確定した段階で,会場と人数見込みと料金を報告してもらい,参加受付フォームを都度改訂していきました*2

地方会場の企画担当者は広報活動を行なっていきます。参加者を集めなくてはなりませんから…。はからずも,地方会場用のチラシデザインが用意され*3,必要に応じて情報を付与して利用できるような形が自然とできていきました。これはとてもいい流れであり,(事務局に参加した人にとっても)イベントの統一感や一体感も得られたものとなったかと思います。

8月下旬から10月にかけて,あちこちで地方会場が誕生し,また地方開催をするよう説得するためのチラシも作りました。チラシ作成などは勤務先ではできませんので,帰宅して自宅での作業が中心です。そのころはかなりの時間をU40プレミアセッションに割いたように記憶しています。

そして,当日10月29日。

それぞれの地方会場は,それぞれに盛り上がり,会場の様子を中継していたところもありました。

翌30日以降は,事故もなく無事に開催できたことがどんどんMLに報告されてきます。結果的に12会場で330人もの人が各地にあつまり明るく楽しい未来を語るという壮大なイベントを実行できたことになります。

事務局としても,地方会場がこんなに盛り上がってくれて本当によかったと思っています。

どの会場に参加した方も,ここで生まれた出会いをこれから生かしていってくださいね。

ということで,まずは地方会場の全般的なお話でした。

[][][]仙台会場のこと。 22:20

地方開催の企画支援と平行して(というかより仙台会場の運営を考えると必然的に企画支援も考えざるを得ないわけで)取り組んだ仙台会場のことを書いていきます。

仙台会場地方会場の中でも,比較的早い時期に開催会場が決定しました。

事務局ではガイドラインに関する議論が行われており,これをもとに会場候補をいくつかピックアップし,店舗スタッフと打ち合わせを持ちました。仙台会場として正式に会場決定したのが8月下旬です。会場選定にあたってはなるべくコミュニケーションがとりやすい形式でイベントが実行できることを念頭においていました。具体的には立食形式で特定の席を作らないこと,キャッシュオン方式で飲み物を入手することにより,食べたり飲んだりすることをきっかけに移動が発生するというものです*4

また,開催趣旨にもあるように,図書館に関わるすべての人を対象にしていることから,参加費用もなるべく抑えたい,他会場との通信回線も確保が容易であるといったことも会場選定に考慮すべきな条件でした。これらの条件をうまく満たす会場が仙台会場の場所でもあるカフェ「アフタースタジオカフェ」だったというわけです。

このあたりを主立ってすすめていたのはクマガイでしたが、実は(というか当然ながら)仙台会場の運営は、クマガイ一人だけではありません(というか一人ではできません)。

大事な仲間に恵まれました。U40プレミアセッションの事務局にも名を連ねているあづみさん(岩沼市図書館)、佐々木さん(東北大学付属図書館北青葉山分館)をはじめ、総勢5名での運営体制が出来上がっていきました。ほかに必要に応じて各種相談にのって頂いた方もいらっしゃいます。ここの連絡も、基本的にはメールで行い*5、そのやり取りは30回近くを数えています。

9月から地方会場への参加申し込みの受け付けをはじめ,開催当日までに定員に達する申し込みを得ました。広報関係は仙台会場の運営事務局が手分けをしてチラシを配り、規模の大きな集まりがあるということを聞くとそこに出向いていって配布資料に混ぜてもらいました。当初は応募のペースがゆっくりでしたが、開催日が近づくころに一気に申し込みがありました。

10月29日の当日、仙台会場は、図書館内外から広く17名(公共図書館6名,大学図書館8名,学校図書館1名,書店1名,声優・朗読家1名)の参加を得ました。「図書館に関わるすべての人」という参加資格を皆さん満たしています。仙台会場では,参加者に一言自己PRをあらかじめ用意してもらい,それを参加者一覧に添付することでコミュニケーションのきっかけとなるよう仕掛けをつくりました。

また会場は持ち込みOKとしてもらいましたので、チラシに「差し入れ歓迎」を謳っていました。当日の参加者による差し入れもバラエティに富んでおり、これもまた話題づくりに貢献しています。参加者による自己紹介や図書館に関する思いを語ってもらうトークタイムもあり,あっというまの2時間が過ぎました。他会場との通信という点では,仙台会場ではカメラ付きのノートパソコンをあづみさんが用意してくれました。店舗の回線を借り東京会場で用意された中継システムに映像として会場風景をほぼ開催時間中提供することができた点はよかったと思います*6

結果オーライなところも多分にありましたが、それでも、思った以上に用意したコミュニケーションの仕掛けは働いてくれたと思います。ともすれば、同じ館種の人としか会わないことも多いのですが、U40プレミアセッションは館種を超えたつながりを生み出したと言えるでしょう。仙台会場もそうであってほしいと思います。これが有効に働くには、何らかの形で2回目が必要です。飲み会でも何でも、やってみたいですね。

仙台会場の裏話(?)でした!

[]全般的に… 22:41

ということで、あれこれ全般的なまとめです。

  • 楽しかった!
  • そういえば、9月の東京会場の下見もかなり自分にとっては刺激となったと思う。
  • 丸山さんのロゴを使わせてもらってあれこれチラシをたくさん作った!
  • メッセージの出力チラシはデザインだけ投げてしまって(ミヤガワ姐さんに)ごめんなさい。あれをうまく差し込むのは無理ですよね。。
  • もっと広報をうまくやりたい。そのためにも、常日頃から人と顔をつないでおく必要がある。
  • MLはスレッド管理したいとなるとちょっときつかった。トピックごとにスレッドがまとまってくれるとなおうれしい…。
  • あ、「レファ協私設応援団長」の肩書きをもらったのはここでした。最近ほめまくってないけど、いいのかな。2月にはレファ協のフォーラムがありますね*7

個人的には、やりっぱなしではなく、「次」を近いうちにどうにかしないといけないと思います。U40プレミアセッションの事務局はしばらくお休みですが、次がどんな形になるにせよ、少しでもチャンスがあればそれを逃すことなく掴み取るために、日々ブレインストーミングして企画を練っておきたいなぁと思います。

*1:後半に設置された地方会場では,事務局に勧誘する段階で,上記の説明はなされていたので,この辺は改まってどうこうというものではありません。そして,「地方会場って,各会場の自由度があまりなかった?」かといえば,まったくそんなことはなく,各地方会場は上記の要件を満たしながら,各地方会場独自のイベントを企画し実行しました。ライトニングトークやショートスピーチを行った会場もあれば,京都会場のように音楽の演奏が行われた会場もあったので,それぞれに趣向を凝らした地方会場が出来上がっていった模様です。

*2:申し込みフォームは各会場を選択できる形式にしたのは,イベント参加への一体感が出てくるといいなぁ,と思ってのことでした。が,事務局的には,集計がかなり楽だったと思いました。事務局の負担軽減,というか事務作業の効率化という点で,このGoogleドキュメントのフォームは非常に有用だと思います。

*3:というかクマガイが作りました

*4:この辺はargカフェ&フェストの真似です。

*5:それほどの規模ではないため、MLは使っていませんが、顔を合わせてミーティングなんてのは無理です。このあたりはICTツールを使うと相当効率よく作業できますね。

*6:ただ、東京会場のディスプレイが50インチ相当の大きさであることがまったくわからず、こちらで用意したパソコンの画面を想定していたため、カメラに向かって覗き込んだり手を振ったりしていたのがちょっと恥ずかしいです。「ちょっと」というか「かなり」ですね。orz。

*7http://crd.ndl.go.jp/jp/library/forum_6.html

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