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U40プレミアセッション事務局・表番日記 ※「ム」はいらない。。。

2009-12-31 (Thu)

私家版:全国図書館大会U40プレミアセッションのつくり方(1)-連絡体制はMLに一本化

16:49

岡本です。

最終的に40名近くのメンバーを抱えた全国図書館大会U40プレミアセッション事務局では、連絡体制を基本的にメーリングリストに一本化してきました。

利用しているのは、Yahoo!グループ http://groups.yahoo.co.jp/ です。

・Yahoo!グループ - future_librarian

http://groups.yahoo.co.jp/group/future_librarian/

この稿では、40人規模の組織で、かつ全員が一堂に会することはまず不可能な状況でのML運用のノウハウをいくつか紹介しましょう。

  1. 全員必読ルールを明示する。
  2. 適宜まとめメールを出す。
  3. メールのやりとりの中でリストを完成させる。

まず、最初の全員必読ルールですが、これは最初に強く宣言する必要があります。MLに限りませんが、コミュニティーはどうしてもアクティブな参加者と読むだけの参加者に分かれてしまします。もちろん、情報交換や議論のためのMLはそれでいいのですが、このMLは作業をするためのMLです。ですから、まず最初に絶対的ルールとして、全員が必ずMLのメールを読んでいることを前提に話を進めてきます、と宣言しました。もちろん、本業の都合や、個人的な事情等で、しばらくメールが読めない状態になってしまうことは誰しもあります。また、あまりにメールが多くなってくると、読み切れなくなり、結果的に重要な事柄をとりこぼしてしまうこともあります。

そこで重要になってくるのが、次の「適宜まとめメールを出す」です。MLでは様々な相談や依頼、報告が行われ、メールとして飛び交います。中には誰もレスポンスをしないでスルーされてしまっている相談や依頼があります。そこで定期的に直近1週間分程度のメールを読み返し、まとめメールを書くのです。この作業、書く側には結構な負担になり、1時間は要します。しかし、その結果、他のメンバーが現在のタスクを理解しやすくなり、全体の作業効率は上がります。また、たとえば、自分のように事務局長として全体を把握しておく責任の度合いが高い役回りにとっては、現在地点の確認になるという効果もあります。

3番目の「メールのやりとりの中でリストを完成させる」は、正直に言うと、最後まで根づかせるのに苦労した点ですね。たとえば、U40プレミアセッションの開催を告知するという作業があります。告知するには、当然そのための媒体の洗い出しが必要です。こういう作業は特定少数があたるより、なるべく多くの人の推薦を得たほうがリストの完成度が高まります。そこで、まず、たたき台となるように、たとえば、以下のような未完成のリストをMLに送ります。

1. JLAメールマガジン

2. 専門図書館協議会メールマガジン

3. サーチャーの会のブログ

4. ACADEMIC RESOURCE GUIDE(ARG)

5. 第5回ARGカフェ&ARGフェスト@大阪

6. 日本図書館協会ステップアップ研修(2)情報資源管理の過去2年の受講者

7. 図書館の学校(TRCの知人に依頼)

8. 大学図書館問題研究会 ※夏の大会の際にチラシ配布を依頼

9. TRCライブラリーアカデミーの過去2年の受講者ML

10. 図書館系ブロガー(かたつむり、図書館退屈男などなど)

11. みんなの図書館 ※安宅さん@千葉県立にお願い?

12. 情報管理 ※編集部に記事掲載依頼

13. カレント-R ※編集部に記事掲載依頼

14. 専門図書館ML ※茂原さん@渋沢財団にお断り

15. tosaken ML 仁上さん@早大→帝京大にお断り

16. 大学図書館関係のMLいくつか

17. 全国図書館大会公式サイト ※稲場さん@JLAが担当

18. 図書館雑誌 ※記事作成中by宮川さん

19. 事務局ブログ ※田辺さん準備中

20. Lifo ML ※若手ライブラリアン

21. MULU ※東北の大学図書館関係者

22. 岡本の名簿にある図書館関係者 ※400名くらい

23. 9月のSTS Network Japan夏の学校の参加者 ※200名くらい?

24. 9月に岡本がやる三重県の公共図書館対象セミナーの参加者 ※50名くらい?

25. 9月に岡本がやる千葉県の公共図書館対象セミナーの参加者 ※20名くらい?

26.

27.

28.

29.

30.

受け取った方々には、この書式で26番目以降をどんどん書き足し、すでにある1.から25.を消さずに、すべてを含んだリスト形式で返信してください、とお願いします。この手順を全員が把握すると、リスト作成の効率は一気に上がり、瞬く間に必要なリストができあがり、最後に返信した方のメールがそのままリストの最終版になります。

具体的な事例を見せましょう。実際に事務局MLでやりとりされたメールを適宜編集したものです。

●●です。

●66. MULU(みちのく大学図書館員連合)8/5仙台七夕花火大会祭

→配布済み

●67. 宮城県内公共図書館等初任者研修会(●●)

→配布済み

を実施しました。

最新の告知状況は以下の通りです。

●:済

○:未

● 1. JLAメールマガジン(●●)

→依頼済み

● 2. 専門図書館協議会メールマガジン(●●)

→依頼済み

● 3. サーチャーの会のブログ(●●)

→依頼済み

● 4. ACADEMIC RESOURCE GUIDE(ARG)(●●)

→配信済み

○ 5. 第5回ARGカフェ&ARGフェスト@大阪(●●)

→チラシ配布予定

○ 6. 日本図書館協会ステップアップ研修(2)情報資源管理の過去2年の受講者(●●)

● 7. 図書館の学校(TRCの知人に依頼)(●●)

→依頼済み

● 8. 大学図書館問題研究会 ※夏の大会の際にチラシ配布を依頼(●●)

→配信済み

● 9. TRCライブラリーアカデミーの過去2年の受講者ML(●●)

→配信済み

●10. 図書館系ブロガー(かたつむり、図書館退屈男などなど)(各自)

→適宜進行中。一部反映あり。

●11. みんなの図書館(●●)

→入稿済み

●12. 情報管理(●●)

→掲載済み

●13. カレント-R(●●)

→掲載済み

●14. 専門図書館ML(●●)

→配信済み

●15. tosaken ML(●●)

→配信済み

●16. 大学図書館関係のMLいくつか(●●)

→配信済み

●17. 全国図書館大会公式サイト(●●)

→掲載済

●18. 図書館雑誌(●●)

入稿済み

● 19. 事務局ブログ(●●)

開設済み

●20. Lifo ML(●●)

→配信済み

●21. MULU(●●)

→配信済み

○23. 9月のSTS Network Japan夏の学校の参加者(●●)

→チラシ配布予定

○24. 9月に岡本がやる三重県の公共図書館対象セミナーの参加者(●●)

→チラシ配布予定

○25. 9月に岡本がやる千葉県の公共図書館対象セミナーの参加者(●●)

→チラシ配布予定

●26. [本]のメルマガ(●●)

→依頼済み

●27. ともんけんウィークリー(●●)

→掲載済

●28. 2008年度のTRCライブラリーアカデミー受講者に個別連絡(●●)

→連絡済み

●29. 図書館問題研究会横浜支部の勉強会で知り合った方々に個別連絡(●●)

→連絡済み

●30. 新宿区立図書館のU40に声掛け(●●)

→告知済み

●31. 都立中央図書館の余野さんにメール(●●)

→連絡済み

●32. ビジネス支援図書館協議会のML(●●)

→配信済み

●33. 各自、ブログ、mixiTwitter等で告知(全員)

→進行中

●34. デジタル・ライブラリアン研究会卒業生ML(●●)

→配信済み

●35. 日本図書館協会ステップアップ研修修了生ML(●●)

→配信済み

●36. 複写と著作権ML(●●)

→配信済み

●37. 同志社OB・OGML(●●)

→配信済み

●38. ESD-J会員ML(持続可能な開発のための教育の10年推進会)(●●)

→配信済み

●39. 2009年度中堅職員ステップアップ研修(2)受講者(●●)

→配信済み

●40. 新図書館ラボのブログ(●●)

→依頼済み

●41.早稲田大学第二文学部OBOG ML(●●)

→配信済み

●42.日外アソシエーツ レファクラ通信

→配信済み

●43. 8月 6日(木):筑波大学講演でチラシ配布(●●)

→配布済み。特に春日キャンパスの院生たちに1名につき5名の勧誘課しました。

○44. 8月17日(月):ARGフォーラムでチラシ配布(●●)

○45. 8月20日(木):コンテンツ学会講演でチラシ配布(●●)

○46. 8月22日(土):ARGカフェ&ARGフェストでチラシ配布(●●)

●47. NPO法人地域資料デジタル化研究会 会員ML(●●)

●48. emadie研究会ML(●●)

●49. 第30回 関東地区学校図書館研究大会 甲府大会でチラシ配布(●●)

●50. Next-Lに配信(●●)

●51. 農林水産関係試験研究機関図書担当者ML(●●)

●52. SLiiiC MLへの告知とサマーキャンプ(8/8)でのチラシ配布(●●)

→配信、配布済み

●53.情報活動研究会(INFOMATES)

→ 依頼済み

●54.TRC

→ 依頼済み

●55.聖徳大学司書講習参加者へのチラシ配布(●●)

(講習参加の同僚に依頼)

→配布済み

●56. sl-shockに配信(●●)

→依頼済み、配信済み

○57. 茨城県の公共図書館(●●)

・水戸、笠間、つくば(●●)

・ゆうき、那珂(●●)

→依頼済み

○58. 常磐大学図書館(●●)

→依頼済み

○59. 茨城県立図書館(●●)

→依頼済み

○60. 茨城県立図書館協会調査委員会(●●)

→依頼済み

○61. 筑波大学図書館(●●)

→依頼予定

●62. 福井県内市町立図書館・大学・短大・高専図書館へチラシ配布(●●)

→送付済

●63. 石川県立図書館へチラシ送付(●●)

→送付済

●64. 富山県立図書館へチラシ送付(●●)

→送付済

●65. 千葉県内、県立図書館、市町村立図書館、公民館図書室へチラシを送付(●●)

→依頼済み

●66. MULU(みちのく大学図書館員連合)8/5仙台七夕花火大会祭

→配布済み

●67. 宮城県内公共図書館等初任者研修会(●●)

→配布済み

これは、比較的規模の大きな組織なりでMLを使っていると、自然と身に着く文化と思いますが、今回のU40プレミアセッション事務局のように各自の仕事のあり方が多様性に満ちている場合は、こういう方式を定着させるまで、ML運営者の根気も必要でしょう。

以上、3点、参考になればと思います。

なお、MLはYahoo!グループである必然性はありません。単にMLをつくった時点では、まだ私がヤフーの社員であったためYahoo!グループを選んだだけです。Yahoo!グループには、投票機能やブリーフケース機能、フォトアルバム機能等もあり、非常に高度なサービスですが、残念ながら時折、メール配信が非常に遅延します。元ヤフー社員としてはつらいことですが、メールのやりとりで十分ということであれば、

Googleグループ

http://groups.google.co.jp/

のほうがおススメです。



年の瀬に振り返る全国図書館大会U40プレミアセッション事務局の日々

16:43

岡本です。

今年のことは今年のうちに、ということで、取り急ぎ、全国図書館大会U40プレミアセッション事務局の日々を振り返りたいと思います。

そもそもの発端は、5月7日(木)に同じく事務局メンバーである高野一枝さん(NECネクサソリューションズ)、西村彩枝子さん(江東区立図書館)、田辺浩介さん(慶應義塾大学)らと懇親会を持った際に、今年の全国図書館大会は1日のみの開催という話で盛り上がったことです。

東京での1日開催では、特に地方在住の図書館関係者は参加しにくいのではないか、出張として扱われにくいのではないか、という話に始まり、そもそも若手のライブラリアンが参加しやすい(ここでの意味は、要するに出張扱いでの参加を申請しやすい、上司もその申請を認めざるを得ない)環境を整える必要があるのではないか、というところまで話が及びました。そこから出てきたのが、全国図書館大会の開催前日の夜にイベントを一つ設けることでした。当時はまだ「前夜祭」と称していたはずです。

その後、3週間、間が空いてしまいましたが、5月28日(木)に、西村さんから連絡をいただき、話が本格的に動き出します。あいにく私が5月下旬から6月上旬までイギリスに行っていたこともあり、6月29日(月)に日本図書館協会の建物で、高野さん、西村さん、そして伊藤美恵子さん(新宿区立図書館)、萬谷ひとみさん(新宿区立図書館)、宮川陽子さん(福井県立図書館)を交えて第1回の打ち合わせが行われました。

そのときの議事録をみると、

◇趣旨・概要:

若手が自分たちの問題として、図書館・ライブラリアンの未来を主体的

にとらえ、未来に向けて何をしていくのかを建設的に論じる。

まずは館種や地域を超えて、若手世代が自分の人的ネットワークを広げる。

◇年代:

40代以下が必須。40代以上はボランティア。基本的には若手のイベントとする。

◇話題:

待遇問題のようなネガティブな話題は入れない形で、ライトニング形式で進める。

となっています。後々に様々な波紋を呼ぶ要素は、すでに最初の段階から入っていたわけですね。ちなみに東京会場では、長尾真さん(国立国会図書館)にサプライズゲストとしてお越しいただきましたが、このアイデアもすでにこの段階で検討していました。

その後は、迅速な勢いで、事務局メンバーが増えていき、地方会場というアイデアや図書館グッズの配布といった提案が広がっていき、当日は全国12都市に330名が結集するということになったのはご存知の通りかと思います。

ちなみに事務局メーリングリストでは現時点で1600通を超えるメールがやりとりされました。また、個別にやりとりしたものを含めると、「U40プレミア」と名付けられた私のパソコンのメールボックスには、2000通のメールが残っています。

参考:事務局メーリングリストの月別メール通数:

・6月:1

・7月:191

・8月:454

・9月:297

・10月:526

・11月:111

・12月:58

そんなこんなで開催された全国図書館大会U40プレミアセッションですが、自分としては、やはりやって良かったの一語に尽きます。年齢を一つの軸にしたことや、ネガティブな話題は禁止とうたったことには、様々な反響がありました。そもそも誰もが納得できる形態はないでしょうし、誰もが納得できる形態は、えてしてツマラナイ。

ただただ、本音を言うと、年齢での区切りというのは一種のしかけであって、そこへの批判は私はセンスが悪いなあ、というのが実感です。ネガティブ話禁止も、まあイベントの方向性を考えると、当然じゃないかなあ?と、いまでも思っています。だって、会場はそもそもパブですからね。そして、そこは想像力を持ってほしいと切に願いますが、もし、「委託反対」のようなトーンでライトニングトークする方がいたら、委託スタッフとして図書館で働いている方の気持ちはどうなるでしょう? そういう話はそれはそれで大事。でも、それはまた別の場所、別の機会を、それが問題だと思う方がつくればいいだけのことです。

まあ、ともあれ、耳目を引く論点があったことで、かえってイベントそのものは盛り上がったようで、プロデューサーを自任する自分としては、結果的に大成功だったと言えるのでしょうね。

さて、大事なのは、この先です。当日は全国各地で新たなネットワークができたわけですが、それがこの際につながっていくかどうか。U40プレミアセッションの継続を望む声もしばしば聞きますが、私自身は仮に継続するとしても、今回のような役回りから退くつもりです。個人的には、そうですね、できれば20代くらいの方が中心的に切りまわしていくほうが面白いんじゃないかと思います。そういう方がたくさん現れることを願いつつ、ここまでといたしましょう。

なお、今回のイベントの運営にあたってのノウハウを別途、このブログに記載しておきます。ものごとを企画・設計・運営する上で役に立つところがあるかと思うので、参考になさっていただけますと幸いです。

会計報告-収入:17万9950円、支出:5万1521円、収支:12万8009円

15:55

だいぶ間が空いてしまいましたが、すべての建て替え費用の精算が済みましたので、全国図書館大会U40プレミアセッション事務局の会計報告をいたします。

・収入:179,950円

 (内訳)

 ・寄付:139,100円

 ・雑収:40,850円

・支出:51,521円

 (内訳)

 ・印刷費:5,990円

 ・運送費:14,600円

 ・備品費:7,650円

 ・通信費:4,466円

 ・諸経費:15,060円

 ・振込費:4,175円

・収支:128,009円

剰余金となった12万8009円につきましては、当面、私が責任を持って管理し、今後、活動が継続されることになった場合は、その際の責任者の方に全額引き渡したいと考えています。

最後になりましたが、ご寄付くださった方々に心から御礼申し上げます。

pviqblpviqbl2011/04/06 22:51Cuqzeh <a href="http://pxhaajjwvzdf.com/">pxhaajjwvzdf</a>, [url=http://jmzsochfjeqv.com/]jmzsochfjeqv[/url], [link=http://bohrojegrnbh.com/]bohrojegrnbh[/link], http://mhjdharmkzts.com/

CarlitaCarlita2012/12/13 21:31YMMD with that awnser! TX

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